Phương thức quản trị tri thức mới: Khai thác trí tuệ tập thể

Quản trị tri thức vẫn là một trong các vấn đề hàng đầu ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức và càng trở nên cần thiết hơn trong đại dịch COVID-19 khi phải giãn cách xã hội và cho phép nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, chỉ 9% tổ chức được khảo sát cảm thấy sẵn sàng để giải quyết vấn đề này.

Nguồn: Internet

Ấn bản mới nhất của nghiên cứu Xu hướng phát triển nguồn nhân sự toàn cầu của Deloitte xếp hạng “quản trị tri thức” là một trong ba vấn đề hàng đầu ảnh hưởng đến thành công của một doanh nghiệp, nhưng chỉ 9% số lượng doanh nghiệp được khảo sát cảm thấy sẵn sàng để giải quyết vấn đề này. Hoạt động chuyển giao tri thức thậm chí còn trở nên cần thiết hơn vì đại dịch COVID-19 khiến nguồn nhân lực phải làm việc phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau. Cách kiểm soát tri thức theo quan điểm truyền thống có thể không còn phù hợp để áp dụng cho các hình thức làm việc của doanh nghiệp hiện nay.

Theo kết quả Khảo sát nguồn nhân lực ở châu Âu mới nhất của Deloitte, các công ty ưu tiên chuyển giao tri thức được nhân viên cho là có tính cạnh tranh cao hơn về tăng trưởng doanh thu và sự hài lòng của khách hàng. Người lao động xem công việc của các doanh nghiệp đó mang tính sáng tạo và có tính thu hút. Đây chính là thời điểm các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tạo ra dòng tri thức luân chuyển trong doanh nghiệp của họ. Một số câu hỏi cần thiết để xem xét bao gồm: Làm thế nào để người lao động của doanh nghiệp có thể tiếp thu tri thức nhanh hơn? Làm thế nào để người lao động có thể xây dựng khả năng thích ứng nhanh hơn cho các vấn đề ngày càng phức tạp? Và trí tuệ tập thể được khai thác như thế nào?

Kết nối lực lượng lao động với sức mạnh của tri thức

Bài giới thiệu của Deloitte về Khảo sát nguồn nhân lực ở châu Âu đã mô tả cách thức đạt được hiệu quả công việc khi kết hợp hình thức làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa sau khi kiểm soát được COVID-19. Dự báo công việc trong tương lai sẽ cần những cách thức hợp tác và chia sẻ tri thức mới, quan điểm được ghi nhận bởi 68% người được khảo sát ở châu Âu, và cho rằng chuyển giao tri thức là ưu tiên chính trong doanh nghiệp của họ.

Để giúp nhân viên chia sẻ tri thức và thông tin một cách linh hoạt, ngoài việc triển khai áp dụng công nghệ, cần có các chiến lược để tạo điều kiện và thúc đẩy nhân viên trong quá trình trao đổi, chia sẻ tri thức. Điều này đòi hỏi một môi trường làm việc mới nhằm tăng cường giá trị của tri thức và biến nó thành một yếu tố quan trọng.

Giá trị và các giới hạn của công nghệ

Trí tuệ nhân tạo (AI), xử lý ngôn ngữ tự nhiên và sơ đồ tri thức - với kỷ nguyên mới của những công nghệ thông minh này, quản trị tri thức được kỳ vọng sẽ tạo ra một bước nhảy vọt. 29% người trả lời khảo sát cho rằng rất khó hoặc gần như không thể tiếp cận tri thức cần thiết cho công việc hàng ngày từ kho lưu trữ, cao hơn so với 19% những người cho rằng việc lấy thông tin từ đồng nghiệp là khó hoặc không thể (Hình 1).

(Nguồn: Khảo sát nguồn nhân lực Châu Âu, 2020.)
Hình 1. Khả năng người lao động tiếp cận thông tin từ các đồng nghiệp và kho lưu trữ tri thức

Vậy tại sao các hệ thống kho lưu trữ lại gặp rào cản khi chia sẻ tri thức? Câu trả lời là mọi người phải nhập nội dung vào các hệ thống này ngay từ đầu. Yếu tố "nhập nội dung" rất quan trọng không chỉ đối với khả năng dễ tìm kiếm nội dung mà còn về chất lượng thông tin cung cấp. Những người trả lời khảo sát cảm thấy khó lấy thông tin từ kho lưu trữ có nhiều khả năng đánh giá giá trị của thông tin thu được là dưới mức trung bình. Ngược lại, 71% những người nhận định thông tin dễ dàng tiếp cận cũng cho rằng giá trị của nó là trên mức trung bình (Hình 2). Nếu việc tìm kiếm thông tin khó khăn và chất lượng thông tin không được đánh giá cao, người lao động sẽ mất niềm tin vào hệ thống tri thức. Điều này khiến người lao động chưa sẵn sàng chia sẻ kiến thức cá nhân trong các hệ thống đó, dẫn đến làm giảm chất lượng của thông tin.

(Nguồn: Khảo sát nguồn nhân lực Châu Âu, 2020.)
Hình 2. Thông tin được cảm nhận có giá trị hơn khi dễ dàng truy cập

Bồi dưỡng văn hóa chia sẻ tri thức

Các doanh nghiệp làm thế nào để tạo niềm tin vào hệ thống tri thức của doanh nghiệp đó và khai thác tri thức hiệu quả? Câu trả lời phụ thuộc vào quá trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp chú trọng vào quá trình chuyển giao tri thức. Khảo sát trên cho thấy tỷ lệ người lao động cho rằng việc thu thập thông tin từ đồng nghiệp dễ dàng hoặc rất dễ dàng khi làm việc trong một doanh nghiệp mà hoạt động chuyển giao tri thức là ưu tiên chính cao hơn 23% so với trong một doanh nghiệp mà hoạt động chuyển giao tri thức không được chú trọng (Hình 3).

(Nguồn: Khảo sát nguồn nhân lực Châu Âu, 2020.)
Hình 3. Quá trình thu nhận tri thức từ kho lưu trữ dễ dàng hơn ở doanh nghiệp chú trọng vào xây dựng hệ thống tri thức

Nhằm thúc đẩy văn hóa của doanh nghiệp đi đúng hướng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp quản trị tri thức toàn diện với thông điệp lãnh đạo mạnh mẽ: Chia sẻ tri thức là ưu tiên hàng đầu. Thông điệp đó cần được hỗ trợ bởi những kỳ vọng rõ ràng về loại thông tin chia sẻ, ai chia sẻ và bằng cách thức thế nào. Phương pháp tiếp cận minh bạch này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao tri thức có cấu trúc, với mỗi người lao động hiểu được họ mong đợi những gì và cần tìm kiếm thông tin ở đâu. Một nền văn hóa chia sẻ tri thức sẽ tạo lòng tin vào hệ thống và khai thác tri thức hiệu quả hơn.

Kho lưu trữ: Một loại hình có thể không phù hợp với tất cả người lao động hay doanh nghiệp.

Một cân nhắc quan trọng khi triển khai kho lưu trữ tri thức là hạn chế của việc cố gắng áp dụng một công cụ hay một mô hình duy nhất. Kho lưu trữ tri thức của một doanh nghiệp chỉ được khai thác hiệu quả khi áp dụng văn hóa chia sẻ tri thức và thiết lập các quy trình cơ bản. Mỗi người lao động phải tin tưởng vào kho lưu trữ, tích cực ủng hộ việc sử dụng và tìm cách chia sẻ để kho lưu trữ tri thức có thể hỗ trợ nhu cầu của họ. Trong bối cảnh hiện nay, ngôn ngữ lập trình và các công cụ dựa trên AI có thể khai thác tối đa tiềm năng của chúng để cung cấp cho các doanh nghiệp quyền truy cập vào phân tích tri thức và tạo ra giá trị thay vì chỉ xây dựng hệ thống dựa trên việc nắm bắt tri thức.

Để đảm bảo sự thành công của việc chuyển giao tri thức, ngoài kho lưu trữ tri thức, yếu tố quan trọng hơn là con người trong doanh nghiệp.

Yếu tố con người

Không thể phủ nhận khả năng hỗ trợ quản trị tri thức của một cơ sở hạ tầng công nghệ gồm các công cụ và nền tảng. Nhưng về lâu dài, cơ sở hạ tầng và văn hóa chuyển giao tri thức chỉ có thể duy trì nếu cá nhân mỗi người lao động là một phần của chương trình. Trong quá trình chia sẻ và quản trị tri thức, các tổ chức không thể bỏ qua yếu tố con người.

Nếu người lao động không thể hoặc không muốn bồi dưỡng quản trị tri thức, thì ngay cả các công cụ và nền tảng tri thức hỗ trợ AI cũng có thể thất bại trong việc tạo ra và bảo tồn tri thức. Làm thế nào để người lao động có động lực chia sẻ tri thức? Câu trả lời hiển nhiên: Khuyến khích người lao động cư xử phù hợp và xây dựng kỹ năng sử dụng các nền tảng và công cụ hỗ trợ.

Giá trị của động lực

Tín hiệu tích cực là phần lớn người lao động xác nhận chia sẻ tri thức với đồng nghiệp của họ - chỉ 6% người trả lời khảo sát cho biết họ hiếm khi chia sẻ tri thức. Nhưng chia sẻ tri thức là chưa đủ, thông tin phải thực sự hữu ích cho người nhận; nếu không, nó là một sự lãng phí tài nguyên ở cả hai phía. Cuộc khảo sát cho thấy cứ mỗi 04 người khảo sát, sẽ có 01 người cho rằng thông tin nhận được không có giá trị (25%) hoặc không chính xác (28%).

Hình 4. Quan điểm của người lao động được khảo sát về mức độ giá trị và tính chính xác của thông tin nhận được từ các kho lưu trữ tri thức và các đồng nghiệp

Một nửa số người được khảo sát xác định động lực chính của việc chia sẻ tri thức là cảm giác góp phần vào thành công của nhóm. 42% khác cho biết họ được thúc đẩy bởi cảm giác làm điều đúng đắn. Những "động cơ vị tha" vì lợi ích tập thể này phổ biến trong lực lượng lao động lớn tuổi (từ 50 tuổi trở lên). Chỉ một phần ba của nhóm tuổi từ 30 trở xuống cho rằng chia sẻ tri thức là điều nên làm; thay vào đó họ thấy nó có lợi cho sự nghiệp - một động cơ cá nhân, vì lợi ích cá nhân.

Như vậy, để khuyến khích người lao động đóng góp tích cực và duy trì nền văn hóa tri thức, các doanh nghiệp cần cố gắng hiểu nhu cầu đa dạng của người lao động trong doanh nghiệp. Phân loại nhân viên theo độ tuổi, xác định mục tiêu của người lao động và cung cấp sự ràng buộc tích cực cho các nhóm người lao động khác nhau.

Xem xét lại khả năng hỗ trợ

Khía cạnh thứ hai xác định yếu tố con người là khả năng quản trị tri thức của nhân viên. Diễn đàn Kinh tế Thế giới tuyên bố rằng sự thay đổi công nghệ đã khiến “đốt cháy nền tảng phát triển của các sáng kiến nâng cao kỹ năng, đào tạo lại và tái triển khai quy mô lớn sự sáng tạo.” Các kỹ năng trong lĩnh vực quản trị tri thức phải được thúc đẩy xa hơn quá trình vận hành một hệ thống xác định yêu cầu đầu vào và đầu ra. Thay vào đó, sự hiểu biết sâu hơn về bối cảnh xung quanh và giá trị của tri thức cần phải được áp dụng rộng rãi trên các loại kỹ năng, cho phép người lao động áp dụng tri thức vào quá trình làm việc hằng ngày của họ.

Thách thức thực sự khi nói đến quản trị tri thức sẽ là lọc và chia nhỏ khối lượng thông tin mà các doanh nghiệp tạo ra. Với lượng dữ liệu lớn và khả năng tạo ra liên tục các dữ kiện, khái niệm và tài liệu, điều cốt lõi là người lao động phải phân biệt được tri thức có giá trị với thông tin phổ biến. Đây được xem là điều kiện tiên quyết nếu hệ thống quản trị tri thức được cung cấp thông tin có ý nghĩa.

Một doanh nghiệp cho phép người lao động điều hướng lượng dữ liệu đầu ra liên tục sẽ thành công với việc quản trị tri thức. Để làm chủ thách thức này, cá nhân người lao động phải có khả năng giải quyết hai câu hỏi: 1) Điều gì khác biệt giữa tri thức với thông tin đơn thuần hoặc kinh nghiệm hằng ngày? 2) Tri thức của bản thân có giá trị như thế nào đối với đồng nghiệp?

Cả hai câu hỏi chỉ có thể được trả lời nếu cá nhân có hiểu biết sâu sắc về tổ chức như một môi trường và có thể nhận ra tri thức của chính bản thân trong một bối cảnh rộng lớn hơn. Các doanh nghiệp chỉ khi tạo điều kiện cho người lao động có được sự nhìn nhận này sẽ thành công trong việc quản trị tri thức hiệu quả.

Lược dịch: L. H. Ngọc

Tham khảo: “The new knowledge management”.

Các hoạt động được đề xuất cho doanh nghiệp nhằm xây dựng văn hóa chuyển giao tri thức mới:

  1. Tạo tư duy chia sẻ tri thức. Kết hợp các sở thích chia sẻ của tất cả nhân viên - có thể thay đổi theo thâm niên, tuổi tác hoặc kinh nghiệm - nhưng có một thông điệp nhất quán. Chia sẻ kiến thức phải trở thành một mong muốn, hơn là một nghĩa vụ. Điều này chỉ xảy ra khi được cung cấp một môi trường minh bạch và sáng tạo, cho phép nhân viên cảm thấy an toàn và phát triển tư duy chia sẻ kiến thức, trong đó họ nhận ra giá trị trong chuyên môn của mình và lợi ích của nó đối với công ty, đồng thời có thể học hỏi liên tục thông qua quá trình chia sẻ kiến thức.
  2. Nắm bắt việc quản trị tri thức mới. Ngày nay, tri thức là khả năng tạo ra giá trị bổ sung và nó là khung của các mô hình làm việc từ xa và mô hình làm việc kết hợp từ năm 2020 trở đi. Chia sẻ, chuyển giao và bổ sung tri thức sẽ là một phần trong hoạt động hằng ngày của mỗi người lao động. Ưu tiên chuyển giao tri thức sẽ nâng cao chất lượng dòng tri thức của tổ chức và giá trị thông tin, góp phần phát triển hệ thống kho lưu trữ quản trị tri thức.
  3. Sử dụng các công nghệ thông minh một cách thông minh. Các công cụ thế hệ tiếp theo cung cấp các tính năng mới để tạo thêm thông tin chi tiết về nội dung. Xử lý ngôn ngữ tự nhiên, công nghệ đồ thị và AI đang cho phép tương tác với tri thức mới của doanh nghiệp. Quá trình nhập nội dung sẽ trở nên dễ dàng hơn và các khả năng “xuất nội dung” rất đa dạng: kết nối nội dung, cụm chuyên môn, chuyển động kỹ năng, chủ đề thịnh hành, truy xuất theo yêu cầu và gắn thẻ tự động chỉ là một số tiện ích bổ sung cho các công cụ tri thức phổ biến. Các doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin của nhân viên vào các kho tri thức khi mà doanh nghiệp xác định rõ kỳ vọng, mục đích, vai trò của tri thức và phần thưởng. Với việc triển khai một cách thông minh các công cụ thông minh, tri thức của doanh nghiệp có thể nằm trong bối cảnh của một thế giới được kết nối. Hãy coi những công cụ này không phải là giải pháp mà là yếu tố thúc đẩy một nền văn hóa tri thức mới.
Chia sẻ: