Phòng họp được chuẩn bị kỹ trước khi bắt đầu

PECC2 đã có quy định trong Quy chế làm việc về chế độ hội họp, dự lễ kỷ niệm và các sự kiện quan trọng của Công ty. Trong quá trình triển khai thực hiện, đã có nhiều đơn vị, phòng ban và cá nhân trong Công ty chấp hành tốt. Tuy nhiên, để duy trì chất lượng, hiệu quả hội họp và hình ảnh của PECC2 trong mắt khách hàng, đối tác, mỗi thành viên PECC2 cũng cần luôn ghi nhớ những điểm dưới đây để duy trì phong cách hội họp và làm việc chuyên nghiệp tại PECC2:

Đúng giờ

Luôn đi đúng giờ để thể hiện thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng tập thể; cần có mặt trước giờ họp ít nhất 10 phút để ổn định chỗ ngồi, chuẩn bị tài liệu hoặc tham gia đón tiếp khách;

Trong trường hợp đột xuất không thể tham dự được hoặc phải đến muộn cần báo cho người có trách nhiệm liên quan hoặc chủ trì cuộc họp biết trước.

Trang phục phù hợp

Trang phục phải phù hợp với môi trường công sở của PECC2 và đối tác, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, tôn trọng quy định về “Dress Code” trong các thông báo, thư mời họp;

Mỗi người PECC2 là một đại sứ thương hiệu. Hình ảnh các lãnh đạo đơn vị trong trang phục
trang trọng dự Lễ niêm yết cổ phiếu PECC2 trên sàn HOSE.

Chuẩn bị kỹ càng

Thái độ nghiêm túc và chú ý lắng nghe ý kiến phát biểu trong Hội nghị

Nhân sự được phân công tham dự hội nghị cần sắp xếp thời gian tham dự đúng thành phần;

Chuẩn bị tài liệu đảm bảo chất lượng nội dung theo đúng trách nhiệm được phân công/ủy quyền và tích cực tham gia ý kiến;

Ứng xử văn hóa trong cuộc họp

Tập trung vào cuộc họp, không xử lý việc riêng thông qua máy tính, điện thoại;

Tắt điện thoại hoặc để điện thoại ở chế độ rung;

Trong các khóa đào tạo, hội thảo, buổi nói chuyện, các cuộc họp tổng kết đông người cần chú ý giữ trật tự, tránh nói chuyện riêng, trao đổi ồn ào. Không đọc báo, lướt mạng, chơi game trong thời gian họp;

Nội dung phát biểu cần tập trung phân tích, đánh giá rõ thực trạng, xác định nguyên nhân, hạn chế, và đề xuất các giải pháp; Tránh liệt kê điểm tồn đọng mà không có giải pháp hoặc phản ánh chung chung, không rõ ràng, thiếu cơ sở.

Và chúng ta cũng đừng quên dùng hết chai nước suối hoặc mang theo khi còn đáng kể, và dọn dẹp các tài liệu, vật dụng của mình khi ra về. Việc làm tuy nhỏ ấy cũng là một nét đẹp trong văn hóa hội họp thể hiện sự quan tâm, tôn trọng những người xung quanh và ý thức tiết kiệm tài nguyên, bảo vệ môi trường của người PECC2.

Cuối cùng, hãy nhớ thực hiện tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh cần thiết, đồng thời chú ý tắt hết tất cả các thiết bị điện không sử dụng trước khi ra về.

Thấu hiểu vai trò của người đứng đầu, mỗi lãnh đạo các cấp của PECC2 nghiêm túc tuân thủ quy định và làm gương cho tập thể của mình, theo dõi nhắc nhở kịp thời những vi phạm để luôn duy trì một phong cách hội họp và làm việc chuyên nghiệp trong toàn Công ty.

Ngày hôm nay, PECC2 đã xây dựng thành công hình ảnh thương hiệu uy tín, có vị thế nhất định trong lòng khách hàng và đối tác, hướng đến một tương lai phát triển ngày càng mạnh mẽ. Việc duy trì phong cách hội họp và làm việc chuyên nghiệp hàng ngày cũng chính là góp phần củng cố nền tảng vững chắc của nề nếp văn hóa doanh nghiệp PECC2, để thương hiệu PECC2 ngày càng phát triển, thêm được tin yêu và mang đến cho khách hàng những giá trị khác biệt, thành công bền vững.

Tin bài: Ngọc Quang