(Ảnh: báo Dân Trí)

Câu chuyện ứng xử văn hóa nơi hội họp là vấn đề không mới ở mọi tổ chức, doanh nghiệp. Ngay tại PECC2 của chúng ta, dù Công ty đã có quy định rất cụ thể và nhắc nhở thường xuyên, nhưng giữa bộn bề công việc vẫn còn một số hình ảnh chưa đẹp khi đi họp như quên để điện thoại ở chế độ rung, đến muộn, làm việc riêng…. Những biểu hiện ấy tưởng như rất nhỏ nhưng lại có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hiệu quả cuộc họp và hình ảnh của Công ty trong mắt khách hàng, đối tác.

Vậy nên, mỗi thành viên PECC2 dù thường xuyên dự họp hay không cũng nên nhớ và tự giác thực hiện tốt những quy tắc dưới đây để cùng duy trì văn hóa hội họp hiệu quả, chuyên nghiệp:

1.  Đúng giờ

     Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu và phải đến trước khách;

    Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham dự cuộc họp hoặc đến muộn cần báo cho người có trách nhiệm biết trước khi cuộc họp bắt đầu.

2.  Chuẩn bị kỹ càng

    Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp;

    Nghiên cứu, chuẩn bị trước tài liệu, slide, thông tin cần trình bày, phát biểu, tham luận;

    Mang theo các phương tiện để ghi chép những điểm cần lưu ý.

3.  Lắng nghe

    Tập trung lắng nghe để nắm được nội dung cuộc họp, đồng thời thể hiện sự tôn trọng với chủ tọa và người nói; tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp;

    Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên điện thoại, máy tính…, tránh nói chuyện riêng, trao đổi ồn ào;

    Hạn chế sử dụng điện thoại, máy tính cho công việc không liên quan tới cuộc họp, trừ khi cần xử lý gấp;

    Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp.

    Và cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh trong thời gian họp và chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp.

Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng thành viên nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Những thói quen đẹp sẽ tạo nên môi trường làm việc ngày PECC2 càng chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Tin bài: Thu Hương – Ngọc Quang