Hệ thống “Quản lý phê duyệt tài liệu thiết kế dự án” được áp dụng cho dự án ở giai đoạn thiết kế và thi công xây lắp công trình theo hình thức EPC. Hệ thống này vận hành trên cơ sở tương tác giữa nhà thầu EPC, Tư vấn và Chủ đầu tư, trong đó PECC2 tham gia với vai trò nhà tư vấn; nhằm đảm bảo quá trình từ lập thiết kế đến thẩm tra, phản hồi, điều chỉnh và phê duyệt thiết kế được kiểm soát chặt chẽ, kịp thời và thông suốt.

Hệ thống ESM (E- Submittal Management) của Vĩnh Tân 1

Từ năm 2011 khi làm việc với các đối tác nước ngoài ở dự án Mông Dương 2 với vai trò tư vấn chính, TNĐ đã cùng các bên đã khai thác sử dụng hiệu quả hệ thống Skire (Oracle), là hệ thống cho phép thực hiện công tác phê duyệt thiết kế từ xa nhưng vẫn đảm bảo được nhiệm vụ thiết kế và phê duyệt.

Hiện nay, với các dự án từ giai đoạn lập báo cáo dự án đầu tư (FS) như Quảng Trị 1, Vũng Án 3.1 đến các dự án Quản lý dự án (PMC) như Vĩnh Tân 1, Duyên Hải 2, công tác phê duyệt đều được thiết lập trên hệ thống ESM (E- Submittal Management) được phát triển bởi TNĐ và bộ phận công nghệ thông tin của công ty.

Giao diện đăng nhập hệ thống ESM của dự án NMNĐ Vĩnh Tân 1

Việc ứng dụng hệ thống ESM trong hoạt động phê duyệt thiết kế và quản lý dự án mang lại các hiệu quả thiết thực, như:

• Hình thành cơ sở dữ liệu tập trung về tài liệu, bản vẽ liên quan đến dự án, để các bên cùng khai thác, sử dụng.
• Là công cụ để các bên liên quan dự án thực hiện việc đệ trình các bản vẽ tài liệu liên quan bằng hình thức điện tử một cách nhanh chóng, thay thế dần cho việc báo cáo đệ trình bằng văn bản giấy, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí.
• Ghi nhận và theo dõi được các ấn bản tài liệu được cập nhật, phân phối tài liệu cần phê duyệt đến các thành viên dự án một cách tức thời.
• Quản lý, theo dõi công việc của các bên liên quan dự án một cách hệ thống và kịp thời xử lý các vướng mắc.
•  Nguồn thông tin nhất quán để trích xuất các báo cáo dự án.

Sơ đồ các chức năng chính của hệ thống ESM của dự án NMNĐ Vĩnh Tân 1

Giới thiệu các chức năng chính của hệ thống ESM áp dụng ở dự án NMNĐ Vĩnh Tân 1

Phân quyền người sử dụng

Việc phân quyền được thực hiện trước tiên dựa trên cơ cấu tổ chức nhân sự của dự án và vai trò của từng bên (Chủ đầu tư, Tư vấn và Nhà thầu):

• Nhà thầu: Được phân quyền để trình tài liệu lên hệ thống, nhận thông tin phản hồi và các quyền thông thường khác như xem thống kê việc phê duyệt.
• Tư vấn & Chủ đầu tư: Được phân quyền nhằm hỗ trợ quá trình thẩm tra các tài liệu trình bởi nhà thầu, phát hành và xuất bản tài liệu sau khi đã được thẩm tra như chỉ thị, thảo luận nội bộ, phát hành và các quyền của người dùng thông thường khác.

Tải lên tài liệu

- Nhà thầu thực hiện các công đoạn trình nộp tài liệu để Chủ đầu tư và Tư vấn thẩm tra.
- Ngoài ra, người dùng có thể cập nhật và tải lên các tài liệu liên quan đến dự án như các báo cáo và biên bản họp.

Chỉ thị

- Hệ thống tích hợp tính năng chỉ thị công tác phê duyệt tài liệu trình bởi nhà thầu. Chủ nhiệm dự án, các trưởng bộ môn có thể thông qua chức năng này để chỉ thị cho các thành viên của họ. Chỉ thị được thực hiện thông qua việc phân nhóm đã được chọn lọc, thỏa mãn điều kiện từ người chỉ thị. Khi chỉ thị đi, người dùng có thể chọn gửi tới những phân nhóm đã tạo.

Thảo luận nội bộ

- Trong quá trình phê duyệt tài liệu, cần có sự trao đổi thảo luận qua lại giữa các bên hoặc nội bộ các bên, việc thảo luận cũng sẽ được tiến hành thông qua hệ thống này với các chức năng đính kèm tệp tài liệu, chọn đối tượng cần nhận và lựa chọn cho các ý kiến tổng hợp sau cùng… nhằm giúp cho người sử dụng theo dõi được quá trình thảo luận.

Phát hành phản hồi

- Sau khi công tác phê duyệt thực hiện xong, kết quả phê duyệt bao gồm bảng ý kiến và trạng thái của tài liệu sẽ được cập nhật lên hệ thống và được hệ thống tự động gửi mail thông báo đến các bên liên quan.

Ngoài ra hệ thống còn tích hợp các tính năng hỗ trợ dưới đây nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý dự án và công tác phê duyệt tài liệu:

Mail hệ thống

Đây là một tính năng mà hệ thống gửi email sẽ tự động chuyển nội dung email đã được soạn thảo tương ứng đến người dùng khi xảy ra một hành động hoặc đạt một mốc thời gian nào đó như khi nhà thầu trình tài liệu lên, thông báo về nội dung chỉ thị, phản hồi của các bên v.v..

Nhắc việc

Hệ thống nhắc việc là một chức năng được xây dựng lên để giải quyết vấn đề bỏ sót công việc, hoàn thành công việc không đúng tiến độ do các sơ sót trong việc kiểm kê đầu công việc và do quá nhiều công việc mà quên đi tính ưu tiên trước sau của các đầu công việc.

Thống kê và Lưu trữ

- Để hỗ trợ cho công tác quản lý dự án, ngoài các chức năng nêu trên hệ thống còn có nhiệm vụ lưu trữ và thống kê toàn bộ các tài liệu của hệ thống. Hệ thống lưu trữ có khả năng quản lý chặt chẽ, thống nhất, bảo đảm cho hoạt động ổn định, giảm thiểu khả năng gây ra lỗi và sự cố khi hoạt động.

- Để tìm kiếm các tài liệu có trong hệ thống. Người dùng có thể xác định thêm các điều kiện tìm kiếm bằng cách lọc theo những điều kiện cơ bản: Submittal Number (Mã đệ trình), Drawing/Document Number (Mã hiệu bản vẽ/tài liệu), Submittal List (Danh mục đệ trình), Status (Trạng thái tài liệu), Submitting Date (Ngày đệ trình) v.v..

Từ những thành công bước đầu mà các ứng dụng CNTT tại TNĐ đem lại, có thể nói vai trò của ứng dụng CNTT đã thực sự phát huy và trở thành nhu cầu tất yếu đối với các hoạt động phê duyệt thiết kế và quản lý dự án. Điều đó cũng đặt ra những thách thức không nhỏ đối với việc xây dựng và phát triển ứng dụng CNTT của TNĐ trong thời gian tới. Ứng dụng CNTT phải góp phần tạo lập môi trường quản lý, điều hành dự án hiệu quả và tạo dựng một bước phát triển mới đi đầu trong lĩnh vực tư vấn xây dựng điện của các dự án, giúp cho TNĐ càng tiếp cận với các chuẩn mực quốc tế.

Người thực hiện: Nguyễn Nhân Bảo